Coronavirus: Wie Organisatoren von Veranstaltungen mit der Krise umgehen können

Ein Großteil geplanter Veranstaltungen wird derzeit aufgrund des Coronavirus abgesagt. Die Veranstaltungsagentur Proske GmbH empfiehlt ein Maßnahmenbündel, um aus Gesundheitssicht mit der Krise umzugehen und gleichzeitig wirtschaftliche Schäden so weit wie möglich zu begrenzen. Insbesondere digitale Meetings & Events (M&E) stellen demnach für Unternehmen eine sinnvolle Alternative dar. Damit verbunden ist die Chance, das gewonnene Vertrauen in digitale Formate auch nach der Krise zu nutzen.

Neben großen Messen und Kongressen sind laut Proske viele Firmenveranstaltungen von Absagen aufgrund des Coronavirus betroffen. Damit gehen potenziell erhebliche wirtschaftliche Schäden einher. So fallen Stornokosten für bereits gebuchte Veranstaltungen an. Auch die Kosten für die bereits erfolgte Vorbereitung von Meetings & Events (M&E) dürften erheblich sein. Eine weitere Problematik liegt darin, dass Firmenprojekte und Wissenstransfers angesichts ausfallender Meetings ins Stocken zu geraten drohen.

„Aufgrund der Gefahr des Coronavirus ist bei größeren Veranstaltungen eine Absage in Betracht zu ziehen. Auch bei kleinen Meetings sollten die Organisatoren prüfen, ob die Teilnehmer wirklich vor Ort sein müssen. Denn gerade in Verbindung mit internationaler Reisetätigkeit ist ein Risiko nicht auszuschließen. Wir empfehlen Unternehmen derzeit, ihre geplanten Veranstaltungen auf digitale Lösungen zu verlagern“, sagt René Proske, Geschäftsführer der Proske GmbH. Digitale Meetings ersparen den Teilnehmern die persönliche Anreise, so die Agentur Proske.

Leitlinien für digitale Meetings & Events (M&E)

Eine Option besteht darin, Veranstaltungen vollständig virtuell durchzuführen. Dabei ist eine Teilnahme etwa vom Firmensitz oder von zu Hause aus möglich. Alternativ lassen sich auch lediglich Anteile einer Veranstaltung virtuell realisieren. In diesem Fall treffen sich Teilnehmer lokal oder regional an einem Ort. Verschiedene Lokallitäten werden digital miteinander verbunden. Entscheidend, so Proske, ist es bei beiden Szenarien, die Inhalte der Veranstaltungen den digitalen Gegebenheiten anzupassen. So bedarf es eines hohen Grades an Interaktion der Teilnehmer über verschiedene Tools, damit die Inhalte adäquat vermittelt werden und die Veranstaltung zum Erfolg wird.

Probate Formate für virtuelle Meetings & Events (M&E) sind beispielsweise:

• Sogenannte Halo Rooms mit großen Monitoren: Sie erlauben eine Atmosphäre, die einer realen Konferenz weitgehend entspricht. Die Teilnehmer sehen ihre Kollegen in Echtzeit in voller Größe und können sogar Augenkontakt halten. Solche Räume gibt es in allen größeren deutschen Städten.
• Virtual Reality ermöglicht es, Vorträge und Reden in einer realitätsnahen Umgebung zu transportieren. Geschieht dies in Echtzeit, wird der Effekt noch verstärkt. Für Teilnehmer besteht kaum noch ein Unterschied zu einer realen Anwesenheit.
• In virtuellen Meeting-Räumen können Teilnehmer mithilfe von Avataren Inhalte teilen und an Sitzungen live teilnehmen. Dies funktioniert von jedem internetfähigen Gerät aus.
• Digitale Whiteboards helfen dabei, Ideen zu teilen. Dies wird ergänzt durch virtuelle Foren, in denen Fragen gestellt und Verbindungen hergestellt werden können. Team-Chats erlauben es mehreren Teilnehmern, an Diskussionen teilzunehmen.
• Apps helfen Teilnehmern, Inhalte auf dynamische Weise zu teilen und miteinander zu interagieren.

Die derzeitigen Entwicklungen zwingen Unternehmen und Veranstaltungsplaner, neue Wege zu gehen und bestehende Technologien noch gezielter einzusetzen. Dies wird dazu beitragen, auch nach dem Coronavirus auf solche Formate zu setzen, so Proske. Daraus lässt sich ein Mehrwert für die Unternehmen generieren und ein Beitrag zum Klimaschutz leisten. Denn digitale Meetings führen zu einer verminderten Anzahl an Flügen und Fahrten. Daraus resultiert eine Verbesserung der Klimabilanz.

www.proske.com