VDVO: Veranstaltungsplaner sind erstaunlich zuversichtlich oder nicht?

Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e. V. (VDVO) hat seine Mitglieder zu den aktuellen Herausforderungen der Veranstaltungsplanung und -organisation befragt. Hierbei wird deutlich, dass trotz der anhaltenden Krisen-Situation rund um COVID-19 und der dadurch weiterhin unklaren Zukunft wie es weitergehen wird, die meisten Tagungs- und Eventplaner(innen) sehr zuversichtlich scheinen. Besonders überraschend ist, für welche Zeiträume und in welchen Größenordnungen bereits Veranstaltungen weiterhin geplant werden.

Der Großteil der Mitglieder des VDVO sind Veranstaltungsplaner(innen) aus Unternehmen. „Wir haben in den letzten Wochen uns sehr stark mit den Hilfemaßnahmen für Selbstständige und Unternehmer der Veranstaltungswirtschaft sowie für Tagungshotel- und Locationbetreiber auseinandergesetzt und so gut es ging Einfluss genommen. Jetzt ist es auch wieder Zeit, dass wir uns zusätzlich verstärkt den Anforderungen der Veranstaltungsplaner widmen“, so Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender des VDVO.

Daher sieht er es in der Verantwortung des Verbandes auch als ein Teil eines Konjunkturprogramms für die Dienstleister der Veranstaltungswirtschaft, Event- und Tagungsplaner(innen) in Unternehmen zu unterstützen, um Präsenzveranstaltungen frühzeitig wieder zum Laufen zu bringen. „Wir werden uns jetzt darauf konzentrieren, gemeinsam mit unseren Mitgliedern und weiteren Stakeholdern Lösungen zu erarbeiten, die das Veranstaltungsgeschäft auf Basis der Veränderungen, die wir derzeit erfahren und teilweise unwiderruflich sind, zukunftsfähig zu gestalten“, so Fritzges und ergänzt: „Jedem dürfte klar sein, dass wir jetzt eine enorme Beschleunigung einer längst überfälligen Digitalisierung der Meeting- und Eventbranche erleben werden. Ich bin jedoch auch davon überzeugt, dass das, was derzeit unter Digitalisierung teilweise verstanden wird, nicht zur Erreichung der Zielsetzung der meisten Veranstalter im B2B-Bereich beiträgt!“

Betrachtet man die VDVO-Umfrage, so liest man zwischen den Ergebnissen, dass der Wandel von Offline- in Online-Veranstaltungen eher dem momentanen Verboten geschuldet ist. Trotzdem: Immerhin knapp die Hälfte der Befragten haben eine geplante Veranstaltung in ein digitales Format bereits geändert. Von der anderen Hälfte planen dies 30% der Umfrageteilnehmer. Die Tools, die hierfür zum Einsatz kommen, sind neben den bekannten Videokonferenzanbietern wie Zoom, Teams, WebEx, GoToMeeting auch viele eigene Software-Entwicklungen.

Auch wenn die Umstellung auf Online-Konferenzen als eine Herausforderung teilweise benannt wurde, so liegen die größeren Problemstellungen eindeutig in den Vertragsauseinandersetzungen von stornierten Veranstaltungen, in der Anpassung von AGB zukünftiger Events sowie in der Überprüfung der unterschiedlichen Verordnungen der Bundesländer. Darüber hinaus monieren viele Mitglieder des VDVO, dass die derzeitige Planungsunsicherheit nicht hinnehmbar ist.

Auf die Frage „Wann findet Ihre nächste Präsenzveranstaltung statt?“ zeigt sich beinahe ein gewöhnliches Bild. 13% der Befragten haben eine Veranstaltung bereits noch für Mai 2020 (!) nach wie vor geplant und im September ist mit 25% ein Peak zu verzeichnen. Dabei ist auffällig, dass die geplanten Veranstaltungen im September zu fast 50% mehr als 100 Teilnehmer erwarten. Doch liegt diese Planung wirklich an der Gelassenheit der Eventmanager oder mehr an der Tatsache, dass Seminare und Konferenzen aufgrund der sehr unterschiedlichen und vorläufigen behördlichen Verordnungen Meetings und Events noch pro forma aufrecht erhalten werden, da sonst der Veranstalter auf den Stornokosten sitzen bleibt?

„Wir stellen eher fest, dass Kunden ihre Veranstaltung bereits zum jetzigen Zeitpunkt absagen, da sie nicht davon ausgehen, dass im September, Oktober oder November es angemessen ist, eine Gala oder Event durchzuführen“, so Günter Mainka, Geschäftsführer der Twilight Events Deutschland GmbH, die u. a. für Verbände, Institutionen und KMU tätig ist und Veranstaltungen in der Größenordnung von 300 bis 1.000 Personen für dieses Jahr organisieren sollte.

„Alle Unternehmen wollen zunächst die weitere Entwicklung abwarten und überlegen, ob es dann später Sinn macht, diese Veranstaltung gegebenenfalls nachzuholen. Auch wenn wir davon ausgehen, dass Präsenzveranstaltungen in Zukunft zwar Bestand haben werden, so erreichen uns inzwischen regelmäßig Anfragen für Online-Tagungen. Die Erfahrungen aus den Jahren 2008 und 2009 zeigen uns, dass die Auswirkungen für die Meeting- und Eventbranche sich nach unserer Einschätzung erst im letzten Quartal beziehungsweise ersten Quartal 2021 abzeichnen werden“, so Mainka.

Von busines as usal weiß Doreen Biskup, stellvertretende Vorstandsvorsitzende vom VDVO in ihrem beruflichen Kontext auch nicht zu berichten: „Alle wissenschaftlichen Konferenzen, Tagungen und Veranstaltungen sind in Berlin bis 20.07.2020 abgesagt. Aktuell haben wir die Eröffnungsveranstaltungen der Erstsemester, Vorlesungen, Trainings und Meetings komplett digitalisiert. Inwiefern wir ab dem 01.10.2020 wieder in die Präsenzlehre, -vorlesungen und
-veranstaltungen gehen werden, können wir noch nicht sagen, da auch wir an die Informationen des Berliner Senats und die zukünftigen Entwicklungen gebunden sind.  Meine ersten Projektmeetings im Hochschulkontext sind als Live-Veranstaltung mit Präsenz im Ausland ab Ende Oktober wieder geplant. Hier sind wir aber auch stark von den Projektmitgliedern aus den anderen Standorten in Europa abhängig, deren Länder mitunter strengere Restriktionen haben als Deutschland“, so die Doktorandin.

Bestätigt wird das Umfrageergebnis durch Sebastian Helfinger, Projektleiter des Tagungsvermittlers Meetingdeals: „Da ich in unserem Unternehmen an vielen auch derzeitig stattfindenden Online-Präsentationen für potentielle Kunden beteiligt bin, kann ich bestätigen, dass Tagungsplaner zwar die meisten Veranstaltungen für 2020 abgesagt haben, jedoch in der Planung für 2021 vorgehen wie gewohnt. Wenn das so bliebe, wäre dies nicht nur für uns, sondern für die gesamte Branche sicherlich sehr wünschenswert“, so Helfinger.

Wir dürfen gespannt sein, wie groß die nächsten Schritt der angekündigten Lockdown-Lockerung sein werden. Wollen wir hoffen, dass die bevorstehenden Entscheidungen diese Woche dem Umfrageergebnis des VDVO zuträglich sind.

Das Umfrageergebnis finden Sie hier.pdf .