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Unter dem Titel „Tradition mit Zukunft – neues Denken, neues Handeln, neue Wege gehen“ trafen sich vom 17. bis 19. September 2017 rund 280 Teilnehmer zur 18. Management-Fachtagung des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) im Festspielhaus Bregenz.
Ganz bewusst hatten Vizepräsidentin Ilona Jarabek (Musik- und Kongresshalle Lübeck) und das neue Team der Geschäftsstelle in Frankfurt um Linda Residovic dieses Motto für die Veran-staltung gewählt, um Altbewährtes mit Neuem zu verbinden und dadurch positive Spannung und intensiven Austausch untereinander zu erzeugen.
Die Begrüßung durch Jarabek am ersten Veranstaltungstag noch während des Begrüßungs-kaffees im Stehen war hierfür bereits der erste Hinweis. „Veranstaltungen können mit Tradition und Moderne einen wichtigen Beitrag zur Verständigung in Europa leisten. Ohne Tradition ist Zukunft nicht denkbar“, so Jarabek.
Der Umgang mit Ungewissem, mit Neuem, stand auch im Mittelpunkt der Keynote von Extrembergsteiger und Organisationsberater Rainer Petek. Er appellierte an die Zuhörer, Mut zu haben, sich von dem zu verabschieden, was nicht funktioniert und gleichzeitig Bewährtes beizubehalten. „Ungewissheit ist die Einladung der Zukunft, etwas Großartiges aus ihr zu machen“, so Petek. Nur eine Kombination von Zuverlässlichkeit und Experimentierfreude führe zum Erfolg. Und auch die Veranstaltungsbranche müsse sich kontinuierlich weiter entwickeln und überlegen, wie Events helfen können, sensationelle Erfahrungen zu kreieren, denn „je digitaler alles wird, umso wichtiger werden analoge Erfahrungen“, so Petek.
Open Space und interaktive Veranstaltungsformate
Inhaltlicher Schwerpunkt des zweiten Veranstaltungstages war der Open Space. In einem Zeitrahmen von drei Stunden wurden die vielfältigsten Themen diskutiert und kollegial erörtert – von W-LAN, Datenschutz, Vermarktungsstrategien bis hin zu EU-Fördermöglichkeiten für den EVVC. „Das Open Space ist das perfekte Format für eine so heterogene Gruppe wie den EVVC, so Verbandspräsident Joachim König. „Hier kann jeder seine Interessen einbringen und sie mit Gleichgesinnten auf Augenhöhe diskutieren, so dass jeder Einzelne auf seine Kosten kommt.“
Weitere Themen der Tagung, die in Workshops und Roundtables behandelt wurden, waren unter anderem Frauen in der Meetingindustrie, Datenschutz, Digitalisierung, Arbeitnehmer-überlassung und energetische Sanierung.
In seinem Workshop zum Thema Future Meeting Space – Best Practice für den Tagungsraum der Zukunft, warb Bastian Fiedler, Prokurist von m:con Mannheim Congress GmbH, dafür, die Kunden zu überzeugen, dass es auch andere Wege gibt, als die der Plenarveranstaltungen. Immer wichtiger werde, Produkte und Dienstleistungen erlebbar zu machen, wofür es vielfältige Veranstaltungsformate gäbe.
Im Fishbowl-Set-up diskutierten die Teilnehmer anschließend darüber, wie dies auch im Alltag umsetzbar ist. Dazu Tina Gadow, Kuratorin des mice:lab-Projektes: „Der Funke kann erst überspringen, wenn ich selber entzündet bin. Darum ist es so wichtig, neue Veranstaltungs-formate selbst zu erleben und auszuprobieren. Wenn man weiß, welche Möglichkeiten ein Format bietet, kann man es mit eigener Phantasie weiterentwickeln und an die eigenen Gegebenheiten anpassen.“ Die EVVC-Veranstaltung sei eine tolle Plattform für dieses Ausprobieren im sicheren Rahmen. Und wenn etwas nicht gut ankommt oder klappt, kann dies im kollegialen Feedback ausgewertet werden – im Sinne des gemeinsamen und wechselseitigen Lernens.
Abendveranstaltungen in Lindau und Bregenz
Auf Einladung der Lindau Tourismus und Kongress GmbH setzten die Teilnehmer am Sonntagnachmittag mit dem Schiff über von Bregenz nach Lindau. In der Baustelle der Inselhalle Lindau machte Geschäftsführer Carsten Holz deutlich, dass auch hier Tradition und Moderne aufeinander treffen: Der alte Saal der renommierten Halle bleibt erhalten und wird ergänzt durch neue Flächen. Durch die Verzögerung beim Bau lerne man positive Fehlerkultur und den kontinuierlichen Erfahrungsaustausch. „Ein gesundes Netzwerk ist Gold wert“, so Holz.
Interaktiv und gemeinsam in Gruppen von drei Personen, die sich vorher noch nicht kannten, nahmen die Teilnehmer gerne die Aufgabe an, sich auf Hockern mit Schrift- und Bildkunst zum Thema MICE zu verewigen. Die Abendveranstaltung fand dann – als Alternative zur noch nicht fertig gestellten Inselhalle – in der Eilguthalle am Hafen von Lindau statt.
Die Einladung zur zweiten Abendveranstaltung erfolgte durch Gerhard Stübe von Kongresskultur Bregenz auf die Bühne des Großen Saales des Festspielhauses. Nach einer bewegenden Performance von Tango en Punta, einem Tango-Festival mit Menschen mit Beeinträchtigung, ließ es sich das EVVC-Präsidium nicht nehmen, spontan 1.000 Euro für das Projekt zu spenden.
Raum für Experimente auch 2018
Die nächste Management-Fachtagung des EVVC findet vom 16. bis 18.09.2018 im Marinaforum in Regensburg statt. „Schon heute kann ich versprechen, dass wir auch im kommenden Jahr „Raum für Experimente“ bieten und vielfältige Möglichkeiten der Begegnung und des Aus-tauschs unserer Mitglieder und Partner schaffen werden“, so Vizepräsidentin Ilona Jarabek. „Gerade die Vielfalt der Formate sowie die Möglichkeit, diese selber live zu erleben, war einer der Erfolgsfaktoren dieser Veranstaltung.“
