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Messe München digitalisiert die Abwicklung von Gastveranstaltungen
Die Messe München zählt zu den größten fünf Messestandorten in Deutschland. Neben zahlreichen eigenen Events fanden im letzten Jahr 163 Gastveranstaltungen und Kongresse mit insgesamt rund 1,1 Millionen Besuchern in den vier Locations der Messe München statt. Die Abwicklung und Bestellung von Ausstellerleistungen lief bei Gastveranstaltungen bislang vorrangig analog ab. „Unsere Kunden erwarten von uns heute digitale Serviceleistungen, von der Vorbereitung bis zur Abrechnung”, sagt Steffen Simon, IT-Projektleiter bei der Messe München. Um den Gastveranstaltern und deren Ausstellern genau das bieten zu können und auch zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben, automatisiert und optimiert die Messe München die Abwicklung von Gastveranstaltungen im Rahmen eines aktuellen Projekts. Das Ziel: Die neuen Prozesse sollen vor allem digital, einheitlicher und ressourcenschonender sein. Damit bauen die Münchner unter den deutschen Messen ihre Vorreiterrolle in Punkto Digitalisierung weiter aus.
Wettbewerbsfähig in die Zukunft
Mit der digitalen Bestellung und Abwicklung von Gastveranstaltungen schafft die Messe München vor allem einen „State of the Art“-Service, mit dem sie die aus dem klassischem B2C/B2B-E-Commerce gelernten Erwartungen ihrer Kunden erfüllen.
Gleichzeitig ergeben sich mit der Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse eine Reihe weiterer Vorteile für die Messe:
- Die Reduktion manueller Schritte erleichtert die Arbeit, steigert die Effizienz und verringert die Fehleranfälligkeit.
- Prozesse werden über alle Locations der Messe München vereinheitlicht.
- Die Datenqualität wird gesteigert und Daten können von allen Beteiligten genutzt werden.
„Dank der Digitalisierung können wir unsere Prozesse und Abläufe vor allem produktiver und effizienter abbilden. Zudem ist die damit einhergehende Transparenz extrem wichtig für uns und für unsere Kunden“, sagt Steffen Simon.
Nicht ohne die Nutzer – Kundenzentriertheit und Mitarbeitereinbindung als Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte
Die Digitalisierung der Abwicklung von Gastveranstaltungen ist ein tiefer Eingriff in die bestehenden IT-Systeme und Business-Prozesse. Die Vorbereitung, Bestellung und Abwicklung der Veranstaltungen sowie Koordination der einzelnen Dienstleister stellen komplexe Prozesse dar.
Der wichtigste Erfolgsfaktor für eine gelungene Digitalisierung ist jedoch der Mensch selbst. Denn Transformationsprojekte sind immer auch Change-Projekte. Deshalb ist es neben der technischen und fachlichen Komponente auch entscheidend, die Mitarbeiter sowie deren Arbeitsweisen zu verstehen. Denn nur wenn Digitalisierung die Arbeit der Mitarbeiter erleichtert und sie unterstützt, kann der Wandel gelingen. Doch nicht nur die Mitarbeiter, auch die Kunden spielen eine zentrale und wesentliche Rolle: „Es ist alles andere als hilfreich, wenn ich ein tolles Produkt habe, auf der Seite der Kunden aber keine Akzeptanz hierfür schaffe“, so Steffen Simon.
Im gesamten Projekt wird deshalb sehr nutzerzentriert gearbeitet. Workshops mit Mitarbeitern der Messe München sowie Marktforschung mit externen Stakeholdern wie Gastveranstaltern und Servicepartnern geben Aufschluss über die Zufriedenheit mit dem Status Quo sowie ein Verständnis für deren Bedürfnisse und Erwartungen. Je genauer diese verinnerlicht sind, desto ganzheitlicher können die neuen Prozesse aufgesetzt werden, damit alle Beteiligten profitieren.
Vom „IST“ zum „SOLL“ – Umsetzung der Digitalisierung
Auf die ausführliche Erfassung und Analyse der IST-Zustände folgte die Entwicklung einer gemeinsamen Vision. Ziel war es, Lösungen zu den zuvor gefundenen Herausforderungen und Bedürfnissen zu finden und daraus neue und vereinheitlichte SOLL-Prozesse zu erarbeiten. „Unsere vier Locations sind einfach sehr unterschiedlich. Die Komplexität, diese Verschiedenheiten zusammenzubringen war nicht ganz einfach“, erläutert Business-Projektleiterin Andrea Bisping. Am Ende konnten eine Vielzahl bestehender IST-Prozesse auf wenige einheitliche SOLL-Prozesse reduziert werden.
Aus den Prozessen und den Erkenntnissen der durchgeführten Marktforschung werden nun in einem nächsten Schritt die Anforderungen an die Systeme und Dienstleister abgeleitet und ausgearbeitet. Auch hier weist die Messebranche eine Reihe von besonderen Rahmenbedingungen auf. Das System ist deutlich komplexer als beispielsweise bei klassischen Online-Shops: Vom Sales- und Akquise-Prozess über die Angebotserstellung, veranstaltungsspezifische Leistungskataloge und Ausstellerlisten-Handling, über die Annahme und Anpassung von Bestellungen, bis hin zur Planung, Abwicklung und Quittierung von Leistungen sollen perspektivisch alle Teilprozesse digital abgebildet werden. Auf Basis der definierten Anforderungen wird dann in einem nächsten Schritt geprüft, welche Systemlösungen am besten passen und sich für die nun folgende Umsetzungsphase des Projekts eignen. Auch die Definition der hierzu notwendigen Systemlandschaft und die damit verbundene evolutionäre Entwicklung der bestehenden Systeme ist eine der wesentlichen Projektaufgaben.
Auf dem Weg in die digitale Zukunft
Für eine erfolgreiche Digitalisierung müssen Branchenkenntnis und Digital-Know-how Hand in Hand gehen. Aus diesem Grund hat sich die Messe München entschieden, die Experten der Digitalberatung elaboratum an Bord zu holen. Die Unternehmensberatung begleitet und berät die Messe München im Projekt. „elaboratum hat sehr schnell ein tiefgreifendes Verständnis für das Messe- und Veranstaltungsbusiness gezeigt. Somit war es von Anfang an eine erfolgreiche und gewinnbringende Zusammenarbeit“, so Andrea Bisping.
Mit der digitalisierten Abwicklung von Gastveranstaltungen kann die Messe München weiter digitale Maßstäbe setzen und ihre Vorreiterrolle ausbauen.
