Convention International I MICE News und Trends aus der MICE – Branche
Der Corona Virus (COVIT 19) traf das darmstadtium wie die gesamte MICE Branche hart und unerwartet. In den vergangen sechs Wochen wurden fast täglich Anpassungen an die epidemiologische Lage vorgenommen und verschiedenste digitale Tools eingesetzt.
Schon Ende Februar wurden die ersten Auswirkungen des Corona Virus (COVIT 19) im Buchungskalender des darmstadtium sichtbar. Stornierungen sorgten für ein ungutes Gefühl, doch die ganze Tragweite und das Ausmaß für unsere Branche wurde erst in den nächsten Tagen und Wochen klar.
Schon nach einer der ersten Sitzungen des Krisenstabes der Stadt Darmstadt, am 13. März im darmstadtium, wurden alle städtischen Veranstaltungen bis 30. April abgesagt und alle städtischen Veranstaltungsstätten geschlossen. Eine weitere Woche später erfolgte der Erlass zur Schließung bis zum 31. Mai. Neben dem Dialog mit Kunden zu bestehenden Buchungen lag ein wesentlicher Fokus der Arbeit darin, die RKI konforme Abwicklung, der anfangs täglichen Sitzungen des Krisenstabs der Stadt, zu ermöglichen. Weitere Räumlichkeiten wurden für Bürgertelefone der Stadt und Stabssitzungen der Kliniken genutzt.
Der Krisenstab der Stadt tagte erst im großen Saal spectrum (1.302 m²) und zog dann in den Saal ferrum (650m²) um. Neben der Notwendigkeit, ausreichend Abstand zwischen allen Teilnehmern zu schaffen und Hygienemaßnahmen einzuhalten, war die Einbindung externer Teilnehmer der Landesregierung oder anderer Institutionen via Videokonferenz oder Telefonkonferenz eine Herausforderung, die wir auf Grund der vorhandenen technischen Ausstattung, der Erfahrung der Mitarbeiter und der exzellenten Konnektivität im Haus schnell lösen konnten. Erste Umsetzungen mit der Plattform Zoom erwiesen sich als tauglich für größere Videokonferenzen. Der nächste Schritt war der Erwerb von Lizenzen für die Nutzung der Video Streaming Plattform Cisco WebEx Meetings. Inhouse stellte unsere Technik die vorhandenen Cisco Spark Boards bereit. Beste Voraussetzungen für professionelle, sichere und zukunftsorientierte Virtuelle Meetings die auf Grund der Beschränkungen fast alle Kundenwünsche erfüllen können.
Aktuell wird der Betrieb des darmstadtium weiterhin von einem Teil der Mitarbeiter vor Ort sichergestellt. Notwendige Wartungsarbeiten und TÜV Prüfungen wurden aus der Sommerpause vorgezogen. Bauliche Maßnahmen, die der Optimierung der Klimatisierung des Hauses in den heißen Sommern dienen, werden ebenfalls derzeit umgesetzt. Etwa die Hälfte der Mitarbeiter sind dabei derzeit im Homeoffice.
Auch wenn derzeit nicht absehbar ist, wann Veranstaltungen wieder möglich sein werden, stehen wir alle zusammen und hoffen auf eine baldige Entwicklung in Richtung einer gewissen Normalität. Es ist nicht zu leugnen, dass allen Mitarbeitern schon nach wenigen Tagen das fehlende Stimmengewirr und der übliche Adrenalin Stoß bei Veranstaltungsbeginn fehlte. Es ist ruhig geworden im darmstadtium. Dennoch bereiten wir uns auf die Zeit nach der Öffnung akribisch vor. Virtuelle Meetings in unseren Sälen oder großen Konferenzräumen sind jederzeit möglich und vor allem in Pandemiezeiten ein geeignetes Mittel. Ein vollwertiger Ersatz für ein Live Erlebnis bei einem echten Event werden Sie nie sein können – Abstand halten!
von Michael Cordt
