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Die Mitgliederversammlung des GCB German Convention Bureau e.V. wird am 29. Juni erstmals als hybrides Event stattfinden. Ob in der virtuellen Location oder vor Ort im Estrel Congress Center Berlin – das gleichzeitige Angebot eines digitalen und analogen Zugangs ermöglicht allen Mitgliedern die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmte Teilnahme und Stimmabgabe.
Das GCB German Convention Bureau e.V. lädt seine Mitglieder am 29. Juni 2020 zur Mitgliederversammlung in das Estrel Congress Center nach Berlin. Daneben eröffnet das GCB seinen Mitgliedern die zusätzliche Option, die Veranstaltung im digitalen Raum zu besuchen. Ein virtueller Eingang, ein Empfangsbereich mit Videobotschaften und der Zutritt in einen virtuellen Plenarraum gemeinsam mit anderen Teilnehmer*innen: Diese und weitere Elemente sind Teil der Delegate Journey, die die virtuellen Gäste im Virtual Venue von Proske erleben werden. Auch für die rechtskonforme Online-Stimmabgabe ist gesorgt. „Mit der hybriden Mitgliederversammlung gehen wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder im ‚New Now‘ ein. Gefragt ist nicht mehr nur eine einzige, monolithische Delegate Journey, sondern das gleichzeitige Angebot von analogen, hybriden und digitalen Formaten“, erläutert Matthias Schultze, Managing Director des GCB, das Konzept. „Wir wollen all unseren Mitgliedern die Teilnahme entsprechend ihrer persönlichen Präferenzen ermöglichen.“
Die Jahreshauptversammlung des Europäischen Verbands der Veranstaltungscentren e.V. EVVC findet parallel im gleichen Setting statt. Unterstützt werden GCB und EVVC bei der Umsetzung des hybriden Konzeptes von Proske Virtual Venue, dem Estrel Berlin, der Eventtechnik-Agentur Kickelhain für das Live-Streaming vor Ort, dem Technologieanbieter SwarmWorks für die Stimmabgabe sowie Kinexon SafeZone/WR Events für die Einhaltung von Abständen bei den Teilnehmer*innen.
Berlin: Präsenzveranstaltungen bis 150 Personen wieder möglich
Grundlage für den Face-to-Face-Teil der Mitgliederversammlung ist die Entscheidung des Berliner Senats, nach der in der Hauptstadt seit 2. Juni wieder Veranstaltungen mit bis zu 150 Teilnehmern*innen in geschlossenen Räumen stattfinden dürfen. Ab 30. Juni sind Indoor-Events mit bis zu 300 Personen möglich. Voraussetzung ist stets die Einhaltung der geltenden Abstands- und Hygienevorschriften. Für die GCB Mitgliederversammlung hat das Estrel Berlin daher in Abstimmung mit den Veranstaltern ein entsprechendes Konzept ausgearbeitet, das den aktuellen Anforderungen Rechnung trägt und allen Beteiligten eine sichere Veranstaltung ermöglicht. So ist unter anderem jeder Sitzplatz im Plenum mit einem kleinen reihenverbundenen Beistelltisch ausgestattet, der gleichzeitig als Abstandshalter zwischen den Teilnehmer*innen und als praktische Ablagefläche fungiert. Auch für das Catering haben die Expert*innen des Estrel Berlin eine Reihe von Maßnahmen vorgesehen, die Warteschlangen vermeiden und Hygiene auf höchstem Niveau bieten.
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