Convention International I MICE News und Trends aus der MICE – Branche
Events der Zukunft: Was wird möglich sein, welche Technologien helfen?
Die Welt um uns herum wird immer personalisierter, allem voran das Angebot aus der Online-Welt. Damit unsere Events attraktiv bleiben, müssen wir unseren Teilnehmern genau das bieten, was für sie relevant ist, und gleichzeitig die Stärke von Live-Ver anstaltungen ausspielen: Die Währung einer Veranstaltung ist der Teilnehmer.
Der Teilnehmer muss im Mittelpunkt stehen und um ihn herum müssen die Inhalte und das Angebot entwickelt werden. Das Stichwort heißt Personalisierung. Ob bei Corporate-Events oder Messen: Teilnehmer erwarten Exklusivität und möglichst individuellen Service, der ihren Interessen entspricht. Unternehmen und deren Veranstaltungen, die diese Erwartungen erfüllen, werden in einer Welt der überquellenden Marketing-Budgets einen echten Wettbewerbsvorteil haben. Der relevante Teilnehmer für Ihren Veranstaltungserfolg wird sich mehr und mehr nur noch das Angebot heraussuchen, das auf ihn zugeschnitten ist. Nur wer diesen Personalisierungsgrad erreicht, wird in Zukunft echten Erfolg mit seinen Veranstaltungen erreichen. Was sollten Veranstalter tun, um die geforderte Personalisierung bei überschaubaren Kosten anzubieten? Wie lassen sich auch die Wünsche von Ausstellern, Sponsoren und Partnern gut erfüllen? Dabei ist die Personalisierung gar kein Kostentreiber, sondern erhöht die Effizienz der Veranstaltung und des Budgets: Sie ist der Schlüssel, um Teilnehmern und Ausstellern genau das Angebot zu bieten, was sie wollen – OHNE dass eine große Menge von weniger relevanten Teilnehmern die Kosten in die Höhe treibt. Um Ihre Veranstaltungen mehr zu personalisieren, braucht es also keine größeren Budgets. Im Gegenteil, Sie können Ihre Budgets gezielter einsetzen, wenn Sie Ihre Teilnehmer genau verstehen und Ihre Veranstaltungen auf Ihren Wunschteilnehmer zuschneiden und entsprechend kommunizieren. Folgende Technologien helfen schon heute dabei beziehungsweise werden in den nächsten Jahren kommen.
- Event-CRM ist ein Muss
Um einen perfekten Service zu bieten, müssen die Veranstalter einer Vielzahl an verstreuten Excel-Listen und unterschiedlichen Event-Tools und damit immensen, siloartigen Datenbergen Herr werden. Mit einem speziellen Customer-Relationship-Management-System (Event-CRM), das auf ihr Event zugeschnitten ist, können sie diese zunehmende Komplexität reduzieren und alle Leads, Besucher, Aussteller, Partner und andere Gruppen in einem System exakt steuern. Neben der einfacheren Organisation wird die Analyse deutlich verbessert. So können Veranstalter detailliertere Erkenntnisse über die Teilnehmer erhalten. Zusätzlich kann der Eventveranstalter auch Ausstellern die begrenzte Nutzung der Plattform anbieten inklusive Einladungsmanagement, Registrierung und Onsite-Leaderfassung. Durch das erlernte Verhalten der Teilnehmer, lassen sich personalisierte Einladungen, Erinnerungen, Agendas oder Seating sehr leicht umsetzen.
- Smartphone als Verbindung zum Teilnehmer — auch ohne Event-App
Smartphones stellen momentan die einfachste Verbindung zu den Teilnehmern dar und sollten daher für Events genutzt werden. Allerdings halten viele Event-Apps nicht das, was sie versprechen. Insbesondere die wertvollsten Teilnehmer, wie Entscheider und Fachbesucher, nutzen sie kaum: Die Downloadraten liegen gerade bei den wertvollen Entscheidern bei unter 30 Prozent. Einfacher kann man Aktiv-Angebote einsetzen, zum Beispiel via QR-Code, der in einer Session verteilt wird, eine Umfrage starten.
Diese lässt sich direkt im Browser ausführen. Live-Voting und Teilnehmer-Feedback in Echtzeit sind einfache, aber effektive Möglichkeiten, weitere Teilnehmer-Interaktionen zu triggern und wertvolle Daten zu sammeln. Das Smartphone wird künftig sicher weniger zum Einsatz kommen, da Technologien wie die automatische Gesichtserkennung auf dem Vormarsch sind.
- Tracking über Gesichtserkennung
Auf Basis eines Event-CRM-Systems lässt sich mithilfe neuer Technologien bereits heute die Teilnehmerreise (Attendee Journey) vollständig abbilden. Die automatische Gesichtserkennung ist ein neues, kostensparendes und sehr schnelles Tool für den Einlassbereich. Aber schon bald wird es auf dem gesamten Event den Teilnehmer begleiten, ohne ihn vor Sessions oder Partys mit Batch-Checks zu nerven. Ohne Personaleinsatz lässt sich so jeder Teilnehmer digital begleiten: Wie lange ist er auf der Veranstaltung? Welche Stände und Vorträge hat er besucht? Mit wem hat er Kontakt? Das ist technisch leicht nachvollziehbar. Jenseits der Realisierbarkeit gilt allerdings schon heute: Die Voraussetzung für eine solch detaillierte Erfassung ist selbstverständlich die Einwilligung der Teilnehmer.
- Die Integration immersiver Technologien
Virtuelle Realität (VR) und Augmented Reality (AR) werden zunehmend zentrale Elemente von Events sein. Während die VR-Brille den Anwender in eine vollkommen neue Umgebung befördert, werden bei AR, der erweiterten Realität, Informationen in die reale Welt wie bei Pokemon Go eingeblendet. Hierbei läuft der Teilnehmer beispielsweise über das Event und erhält, je nachdem worauf er seinen Blick richtet, zusätzliche Detailinformationen oder Hinweise, wo er demnächst sein sollte. Die Inhalte werden durch Personalisierung genau auf ihn zugeschnitten. Darauf aufbauend erwartet uns in der Zukunft Mixed Reality, die gemischte Realität. Wie in der AR werden die Anwender die reale Welt sehen, während sie zugleich wie in der VR virtuelle Objekte angezeigt bekommen, die auf die reale Welt reagieren. Die Einsatzmöglichkeiten für Events sind gigantisch: Teilnehmer können ihre Zeitpläne organisieren, mit Rednern interagieren und ortsunabhängig mit anderen Teilnehmern diskutieren. In fünf bis zehn Jahren werden solche Technologien auf Leitmessen und exklusiven Corporate-Events üblich sein.
- Die Künstliche Intelligenz (KI) beflügelt die Personalisierung
Die Analyse der Verhaltensdaten vor und während der Veranstaltung ergibt ein detailliertes Gesamtbild der Vorlieben und Interessen der Teilnehmer. Gepaart mit künstlichen Intelligenzen und Maschinellem Lernen lassen sich diese Daten immer ausgefeilter auswerten und nutzen. Sehr bald schon wird die Event-Software wie bei Siri von Apple oder Alexa von Amazon vom Verhalten der Teilnehmer lernen und daraufhin bei der Entscheidungsfindung helfen. Ein Chatbot fragt dann beispielsweise bei der Anmeldung gleich: „Möchten Sie sich vielleicht die neue Vortragsreihe zum Thema xy anhören? Ich reserviere Ihnen gerne einen Platz.“
von Dr. Michael Liebmann
