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Neuen Bedrohungen und einer angespannten Sicherheitslage begegnen die Wuppertaler Experten für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation mit Crew Control. Die professionelle Management-Lösung ist speziell für den Einsatz bei Großveranstaltungen wie Konzerten oder Hauptversammlungen entwickelt.
Der Sprengstoffanschlag im bayerischen Ansbach vom Juli 2016 und das Attentat auf die jugendlichen Besucher des Ariana-Grande-Konzerts im britischen Manchester brachten die traurige Gewissheit: Für die Ausrichter von Veranstaltungen rückt das Thema Sicherheit künftig noch stärker in den Fokus als bisher.
Das wegen Terroralarm unterbrochene Festival „Rock am Ring 2017“ fügt der potenziellen Bedrohungslage ein zusätzliches Kapitel hinzu: Informationen der Sicherheitsbehörden zufolge verfügten zwei mutmaßliche Attentäter über Zugangsberechtigungen für sensible Bereiche inklusive des Backstage-Bereichs. Seither ist klar: Auch Personal und Dienstleister stehen künftig verstärkt im Zentrum sicherheitspolitischer Überlegungen.
Wissen, wer hinter den Kulissen ist
Mit dem Ziel, die Veranstalter beim Bemühen um größtmögliche Sicherheit zu unterstützen, hat Guest-One ein Online-basiertes Tool mit dem Namen Crew Control entwickelt. „Wir wollten Ausrichtern von Events ein wirkungsvolles Instrument an die Hand geben mit dem ersichtlich wird, wer sich gerade hinter den Kulissen befindet“, erläutert Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One, einen elementaren Nutzen der professionellen Crew-Verwaltung.
Bei der Entwicklung des neuen Services konnte das Wuppertaler Unternehmen auf seine langjährige Expertise im Bereich Teilnehmermanagement und Gästeorganisation zurück-greifen. Vor diesem Hintergrund ist es wenig verwunderlich, dass die Features von Crew Control exakt die Anforderungen abbilden, die an die Veranstalter gestellt werden: Neben der Möglichkeit der Online-Akkreditierung inklusive eines serverseitigen Bilder- und Dokumenten-uploads ermöglicht Crew Control die akribische Verwaltung von Zutrittsberechtigungen. „Damit bieten wir den Veranstaltern die Möglichkeit, jederzeit zu überprüfen, was gerade hinter den Kulissen los ist – und zwar in Echtzeit“, führt Schettler aus. „Zusätzlich erfasst Crew Control auch die Anwesenheitszeiten des Personals und dient damit auch der Arbeitszeiterfassung.“
Einsatz bei großer TV-Produktion
In puncto Sicherheit setzt das Online-Tool von Guest-One Maßstäbe. Es ermöglicht die Gestaltung und die Produktion fälschungssicherer Ausweise mit unterschiedlichsten Sicherheitsdetails. „Bei der Realisierung des Crew-Control-Projekts haben wir außerdem größten Wert auf Mobilität gelegt“, skizziert Guest-One-Geschäftsführer Oliver Maître, einen weiteren Entwicklungsschwerpunkt. Im Ergebnis hat dies zu mobilen Stationen für eine schnelle Akkreditierung geführt, die eine Bilderstellung und den Ausweisdruck auch noch vor Ort möglich machen.
Seine Feuertaufe hat das starke Stück Software bereits erfolgreich absolviert: Bei einer großen Fernsehproduktion waren die Wuppertaler mit von der Partie. Insgesamt sechs Tage waren die Experten von Guest-One vor Ort. Mithilfe von Crew Control konnten in dieser Zeit 1.700 Mitarbeiter mit differenzierten Zugangsberechtigungen akkreditiert werden. Etwa 800 Datensätze inklusive Bilder hatte das Team bereits im Vorfeld ins Crew-Contol-System importiert. Alle weiteren Mitarbeiter wurden vor Ort akkreditiert. „Alles lief sehr reibungslos und zur großen Beruhigung aller Beteiligten ab“, fasst Schettler die positiven Erfahrungen mit Crew Control zusammen.
Server in zertifizierten deutschen Rechenzentren
Hinsichtlich des Einsatzspektrums bietet Crew Control vielfältige Möglichkeiten und ist einfach zu bedienen. Durch die Bereitstellung verschiedener Zugänge zum Beispiel für Veranstalter, Gewerkeleiter oder Mitarbeiter kann das System dezentral gemanaged werden. In der Praxis bedeutet dies, dass sich Mitarbeiter auch mit ihrem Smartphone und einem QR-Code selbst anmelden können. Erforderliche Porträtfotos können mit dem mobilen Endgerät erstellt werden – anschließend erfolgt der Upload. Wahlweise kann das dezentrale Management natürlich auch mithilfe eines Laptops oder eines Desktop-Computers und einer Webcam erfolgen, sofern im Archiv keine Porträts der Mitarbeiter vorhanden sein sollten.
Der Online-Zugriff ermöglicht es Guest-One, jederzeit auf das System zuzugreifen. Wartungs-arbeiten oder Anpassungen sind folglich auch aus der Ferne möglich. Crew Control läuft mit einer sicheren SSL-Verschlüsselung und somit entsprechend der sehr restriktiven deutschen Datenschutzrichtlinien. So sind etwa sämtliche Server abgesichert und befinden sich in zertifizierten deutschen Rechenzentren. „Die Zugangsberechtigungen werden dabei sogar zusätzlich abgesichert“, berichtet Schettler. „So können wir sicherstellen, dass wirklich niemand auf das Event gelangen kann, der nicht erwünscht ist.“
