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MeetingPackage und CWT Meetings & Events, die M&E-Abteilung des Reisemanagementunternehmens, haben heute ihre Direktbuchungsplattform für kleinere Meetings mit dem Namen CWT easy meetings gestartet. Die Plattform bietet Veranstaltern Zugang zu über 250.000 Tagungsräumen in Hotels (sowohl in der Ketten-, wie Individual-Hotels) sowie zu einzigartigen Veranstaltungsorten und Locations in mehr als 130 Ländern.
Die Plattform CWT easy meetings, die in Zusammenarbeit mit CWT entwickelt wurde und auf der Technologie von MeetingPackage basiert, bietet neben Cateringpaketen, audiovisuellen Geräten und anderen Dienstleistungen eine einfache ‘one-stop-shop’-Lösung für die Organisation und Buchung von Veranstaltungslocations. Die Plattform bietet M&E-Managern außerdem volle Transparenz und Kontrolle über ihren Meeting-Organisationsprozess, um damit Kosten, Compliance und Sicherheit der Mitarbeiter jederzeit im Griff zu haben.
„Wir freuen uns sehr, dass ‘CWT easy meetings’ heute weltweit gelaunched wurde – ein Meilenstein für die Zukunft von M&E“, sagte Joonas Ahola, CEO und Gründer von MeetingPackage. „Wir sehen im aktuellen Umfeld mehr denn je, dass die Themen Prozessautomatisierung und Digitalisierung an Wichtigkeit gewinnen, da Veranstalter und Locations erkennen, dass manuelle Prozesse kein zukunftsfähiger Weg sind. Auf der Kundenseite haben wir bei CWT und ihren Kunden bestätigt bekommen, dass Unternehmen nach einfachen, transparenten und effizienten Möglichkeiten suchen, M&E-Buchungen vorzunehmen. In den letzten Monaten haben wir mit CWT und vielen ihrer Kunden sehr eng zusammengearbeitet und die vorliegende Technologie entwickelt, welche die Branche unserer Meinung dringend gebraucht hat.“
Chris Bowen, SVP & Managing Director von CWT Meetings & Events, kommentiert die Partnerschaft wie folgt: „Vor der Pandemie gaben viele unserer Kunden bis zu 70% ihrer M&E-Budgets für kleinere Meetings aus. Da der Wunsch nach menschlicher Interaktion wächst und physische Meetings in der Geschäftswelt nun wieder verstärkt wahrgenommen werden, erwarten wir, dass diese Zahl aufgrund von Einschränkungen bei Gruppengrößen oder Social-Distancing-Anforderungen deutlich zunehmen wird. Erstaunlicherweise verfügen die wenigsten Unternehmen jedoch über standardisierte Prozesse und Lösungen für die Organisation kleinerer Meetings, wie dies bei Großveranstaltungen oder Geschäftsreisen längst der Fall ist. “
Bowen: „Mit ‘CWT easy meetings’ vereinfachen wir den Such- und Buchungsprozess, damit unsere Kunden nicht mehr aufwändig manuell nach verfügbaren Veranstaltungslocations suchen müssen. Gleichzeitig unterstützen wir Unternehmen dabei, wichtige Informationen über Kosten und Aktivitäten rund um ihree Meetings zu konsolidieren, um Kontrollen und Risikomanagement verbessert sicherzustellen.“
Die Standardversion der neuen Online-Plattform, die sich ideal auch für einmalige Meetings eignet, kann von jedem Meeting-Veranstalter kostenlos genutzt werden und ermöglicht es Planern, Besprechungen einfach zu suchen, zu vergleichen und direkt zu buchen. Die Plattform ist über Internet zugänglich und Desktop-, Tablet- und Mobile-fähig, in acht Sprachen verfügbar. Zahlungen erfolgen mit Kreditkarte; Buchungen können direkt über die Plattform wieder geändert oder storniert werden.
MeetingPackage hat in den letzten Monaten eng mit CWT zusammengearbeitet, eine Vielzahl von Verbesserungen, neue Funktionen und Branding-Möglichkeiten entwickelt, damit die Buchungsplattform sowohl funktional als auch vom individuellen Branding für Unternehmen spezifische Anforderungen der Kunden erfüllt. Unternehmen können ‘negotiated rates’ sowie ihre eigenen, spezifischen Veranstaltungslocations hochladen, auf die ausschließlich ihre Mitarbeiter als Client zugreifen können. Solche exklusive Locations und Partner der Kunden-Unternehmen können im Tool optisch hervorgehoben, oben in den Suchergebnissen dargestellt werden. Zahlungsmodi können ebenfalls so konfiguriert werden, dass diese durch die User nicht bei jeder Buchung erneut eingeben werden müssen. Mit Blick auf das Reporting bieten personalisierte Dashboards und Berichte vollständige Transparenz auf die Buchungen von Mitarbeitern der Unternehmen, ebenso können Buchungen, Stornierungen, Volumina und Kosten nach Art der Lieferanten, Benutzer oder Locations jederzeit transparent zurückverfolgt werden.
Schätzungen zufolge wurden 2019 weltweit mehr als 100 Milliarden Euro für kleinere Meetings mit weniger als hundert Teilnehmern ausgegeben – und der überwiegende Teil dieser Veranstaltungen wurde aufwändig händisch gebucht.
Joonas Ahola: „Wir freuen uns, dass CWT und Meetings&Event-Agenturen unsere Online-Buchungslösung sehr begrüßen. Wir sind überzeugt, dass dadurch auch die Meeting-Locations von einem deutlich größeren Transaktionsvolumen und weitaus effizienteren Prozessen profitieren werden. Sobald die Pandemie vorüber ist, wird dieser technologische Fortschritt unserer Branche massiv weiterhelfen. “
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