MICE zwischen Heute und Morgen: VDR und GBTA versammelten die Branche in Frankfurt

Die Philosophie der Meetings

Trends, Themen, Theorien – bei den zahlreichen Breakout Sessions wurden sie mit Leben gefüllt. Mit eigenen Erfahrungen, fundiertem Wissen und auch persönlichen Meinungen der Teilnehmer wurden die Workshops zu fruchtbaren Diskussionsplattformen – so auch beim Workshop „New Broom, New Rooms – Re-Booting The Corporate Meeting“. Was zeichnete Meetings in der Vergangenheit aus? Was erwarten wir heute von Meetings? Welche Maßstäbe werden für die Zukunft gelten? Und brauchen wir überhaupt noch Meetings? Zumindest die letzte Frage konnte schnell mit ja beantwortet werden. Die Notwendigkeit und das Bedürfnis nach Austausch sind aktueller denn je.

Die Anforderungen und Erwartungen haben sich aber geändert. So musste die klassische Art, ein Meeting abzuhalten, indem man rund um einen Tisch sitzt, moderneren, offeneren und zumeist informelleren Arten der Versammlung weichen. Immer wichtiger sei dabei, so waren sich alle einig, dass die Menschen sich wohlfühlen. Dabei spielt auch Interaktion eine große Rolle, denn ein Meeting sollte ein Erlebnis sein, das mit allen Sinnen spürbar ist. Der Mensch sollte trotz aller Technisierung im Fokus stehen, betonte auch Lotten Tegstam Welinder, Global Process Owner Meetings/Regional Manager bei Ikea. Das müsse auch am Arbeitsplatz spürbar sein. So gäbe es bei IKEA sogenannte „activity based offices“ ohne feste Arbeitsplätze. Die Mitarbeiter hätten so wesentlich mehr Flexibilität sowie Zeit und Raum, Ideen zu entwickeln. Auch der Austausch zwischendurch werde so gefördert. Und genau darauf kommt es heutzutage auch bei den Meetings an.

Stefan Rief vom Fraunhofer Institut gab zudem zu bedenken, dass die junge Generation keine Meetings mehr zum Wissenstransfer benötige, denn Informationen jeglicher Art seien online schneller und unproblematischer zu beschaffen. Vielmehr gehe es darum, gemeinsam etwas zu produzieren und auch aktiv am Wandel der Dinge beteiligt zu sein. Genau diese Aspekte fördern den Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter. Und, so waren sich alle einig, positive Emotionen bleiben auch nach dem Meeting im Gedächtnis. Denn es wird oft vergessen: Ein Meeting besteht aus drei Ebenen – vorher, währenddessen und danach. Vorbereitung und die Umsetzung der Ergebnisse im Nachhinein sind ebenso wichtig wie das Treffen selbst.

Bleibt auch die Frage, wie und ob man den Erfolg messen kann. Hochkarätige Teilnehmer alleine sind noch kein Garant für eine erfolgreiche Veranstaltung. Stefan Rief fasste zusammen, was allen deutlich wurde: Wir wissen noch viel zu wenig über Meetings. Das Ergebnis nach der Breakout-Session waren mehr Fragen als Antworten. Und genau darin liegt das Potenzial. Auch in diesem Punkt sind Experimentierfreude, Flexibilität und Offenheit in Zukunft gefragt, um vielleicht schon bei der Konferenz im nächsten Jahr, vom 14. bis 16. November 2016 in Frankfurt, einige der Fragen beantworten zu können.