VOK DAMS: Live Events kommen zurück

Viele Menschen haben die Rückkehr der Live Events, der Messen und Kongresse sehnlich erwartet. Die Erwartungen sind hoch, die Risiken aber auch: Events nach der Corona-Pause haben einen anderen Charakter als vor der Pandemie. Auf welche vier Faktoren jetzt besonders zu achten sind, zeigt dieses Zwischenfazit der Agentur für Events und Live-Marketing VOK DAMS aus rund 50 erfolgreich durchgeführten Veranstaltungen in diesem Jahr:

1.      Den Zoom-Modus akzeptieren

Eineinhalb Jahre COVID-19-Krise mit Lockdowns, Homeoffice und Video-Kommunikation haben ihre Spuren hinterlassen: Die Gäste möchten ihre sozialen Batterien aufladen, bleiben aber gleichzeitig immer online, jederzeit bereit für das nächste Videomeeting oder den nächsten Call. Selbst bei spannenden Keynotes oder Diskussionsrunden sind Smartphones, Tablets und Notebooks im Dauereinsatz. „Dieser Zoom-Modus ist eines der eindrücklichsten Beispiele, wie sich Events während der Pandemie verändert haben. Es gibt keine Hemmschwelle mehr: Wenn der Job ruft, klinken sich die Menschen bereitwilliger aus dem Event aus als früher“, berichtet VOK DAMS-Geschäftsführer Colja Dams. Genügend Zeit und geeignete Orte fürs „Socializing“ gehörten deshalb ebenso zu einem tragfähigen Konzept wie separierte Arbeitsplätze und Räume für Videochats und -konferenzen.

2.       Verlässliche Corona-Routinen entwickeln

COVID-19 ist die neue Realität. Gefragt sind deshalb diskriminierungsfreie Routinen, um die Gesundheit der Besucher*innen zu schützen und gleichzeitig möglichst vielen die Teilnahme zu ermöglichen. Auf den jüngsten von VOK DAMS gestalteten Events waren im Durchschnitt 96 Prozent der Gäste gegen das Coronavirus geimpft. Das heißt: Für die – wenigen – ungeimpften Teilnehmenden müssen weiterhin Schnelltests angeboten werden. Anders sieht es beim Eventpersonal aus: „Für alle Teammitglieder*innen sind PCR-Tests unerlässlich. Jedes Risiko, dass feste oder freie Mitarbeitende das Coronavirus auf einem Event verbreiten, muss minimiert werden“, erklärt Colja Dams. Auf den Events in diesem Jahr habe sich gezeigt, dass die meisten Teilnehmenden nicht mit Masken nah beieinandersitzen möchten, sondern größere Abstände bevorzugen, bei denen sie die Masken ablegen können.

3.      Agil arbeiten, langfristig planen

Wie viele anderen Branchen spürt der Eventsektor die Folgen der Corona-Pandemie für die Verfügbarkeit und Lieferfristen vieler Waren. Vorprodukte für Messestände, Bühnen und Kulissen sind knapp. Sogar bei Werbeartikeln stockt mitunter der Nachschub. VOK DAMS plant deshalb mit seinen Kunden frühzeitig, gestaltet einen agilen Prozess und ordert mit großem Vorlauf. „Gerade in Corona-Zeiten dürfen am Tag X keine Wünsche offen bleiben, denn die Erwartungen der Unternehmen und Besucher*innen an Events sind nach der langen Pause besonders hoch. Unter anderem unter dem Aspekt Nachhaltigkeit“, berichtet Colja Dams. Auch mit Fluggesellschaften und Hotels werde viel früher verhandelt als gewohnt, damit die notwendigen Kontingente rechtzeitig bereitstehen. Dams: „Manche Anbieter warten in der Hoffnung auf ein noch besseres Geschäft lieber ab. Das mag nach den Einbußen der vergangenen anderthalb Jahre verständlich sein, ist aber letztlich kontraproduktiv.“

4.      Personalakquise mit Überzeugungskraft

Auch die Personalpolitik muss vorausschauend gestaltet werden: VOK DAMS bestätigt die Erkenntnisse des internationalen Branchenverbands LiveCom Alliance, wonach in Europa 54 Prozent der Mitarbeiter*innen die Branche dauerhaft verlassen und neue Beschäftigungsmöglichkeiten gesucht haben. Gut ausgebildete (freie) Mitarbeitende sind nur in begrenzter Zahl verfügbar. „Wir punkten hier mit unserer starken Marke, guten Konditionen und über Jahre gepflegten Verbindungen“, erklärt Dams weiter. Unternehmen ohne direkten Zugang zu diesem spezifischen Arbeitsmarkt dürfe es schwerfallen, genügend qualifiziertes Personal zu akquirieren. Im Umkehrschluss bedeutet die anziehende Nachfrage, dass die Arbeits- und Karrieremöglichkeiten in der Eventbranche wieder an Attraktivität gewinnen.

„Events sind nicht mehr so, wie wir sie aus den Zeiten vor der Pandemie in Erinnerung haben. Viele Details müssen neu justiert werden“, zieht Agenturchef Colja Dams ein Fazit des Neustarts des Live-Marketings in diesem Jahr. „Ich rate Unternehmen eindeutig dazu, sich nur mit professioneller Unterstützung wieder aufs Parkett zu begeben.“